Le Contexte du RGPD
Il faut faire un peu d'histoire! En 2018 l'ASBL Plat-Com (prédécesseur de notre coopérative) a commencé à proposer le journalier d'équipe à d'autres institutions proche des 4 fondateurs.
En 2018 c'était aussi l'année de sortie du RGPD. C'est un gros mot qui s'est imposé à nous tous. Pour HubPeople, vu les données que nous hébergions sur nos services, il était indispensable d'être irréprochable. Nous avons donc travaillé d'arrache-pied, décortiqué, analysé avec le meilleur spécialiste namurois ce texte pour nous mettre en ordre.
Nous avons aussi moulé notre outil dans le sens de ce règlement de l'Union Européen.
Les Défis du Papier : Un Risque pour la Vie Privée
À cette époque pas si lointaine, tous les services d'hébergement travaillaient sur du papier. Mais quel contrôle avons nous sur ces documents que nous imprimons à tirelarigot. Qui y a accès? Quelle garantie pouvons nous donner que la personne qui passe dans le bureau ne jette pas un œil indiscret sur ce rapport? N'est-ce jamais arrivé qu'un jeune vous parle de ce qu'il a lu du cahier de communication concernant son copain? Où se trouve le brouillon que nous venons de relire avec nos corrections. La plupart du temps cela se passe à la poubelle sans avoir été déchiqueté! Donc à la vue de tous
C'est l'histoire d'une directrice pédagogique qui arrive dans son service et qui y voit dans les poubelles à cartons en bord de rue. En soulevant légèrement le couvercle, elle y trouve les rapports écrits de plusieurs jeunes faisant partie du service. Est-ce protéger nos bénéficiaires que de laisser cela à tous va? C'est sans doute le pire cas que nous pourrions imaginer comme responsable. Mais ce cas est sorti de la réalité.
Le Bénéfice pour les Institutions
Le journalier d’équipe est une solution simple à ces problèmes de gestion des données. Il répond aux exigences du RGPD et permet une gestion sécurisée des données sensibles : l
- la capacité de contrôler les accès,
- d’activer ou désactiver les droits en cas de maladie ou d’absence,
- et de garantir une traçabilité des actions.
- d'archiver celle-ci en temps voulu
Le journalier vous donne la maitrise absolue sur les personnes qui doivent, au bout de leurs doigts, avoir accès aux données sensibles de vos maisons. Vous pouvez décrire le processus d'utilisation sans difficulté et être en ordre au point de vue du RGPD. Cela clarifie simplement votre gestion des données sensibles dans votre service.
Conclusion : Un Pas vers l'Avenir
Nous pouvons conclure que, bien que le RGPD ait été perçu initialement comme une contrainte, il a permis aux institutions partenaires de HubPeople de se moderniser et de mieux protéger les données sensibles des bénéficiaires. L’innovation, comme le journalier d’équipe, représente une manière d’évoluer avec les réglementations tout en améliorant le quotidien des utilisateurs.
Venez découvrir le journalier d'équipe